Pour se développer, la plupart des entreprises tablent sur les opportunités de marché. Pourtant, ce ne sont pas les seuls facteurs de développement dans les affaires. La bonne gestion de la téléphonie favorise l’augmentation de la productivité, la réduction de la facture de communication et affine l’image de marque de la société.Voici des astuces pour bien gérer les appels téléphoniques dans sa société.
L’importance de la téléphonie dans une entreprise
Les résultats d’une étude précisent que 30% des appels dans le milieu professionnel ne sont pas décrochés,ce qui amène beaucoup de prospects et de clients à se tourner vers les concurrents.
Pourtant, les solutions actuelles de standard téléphonique permettent de répondre quasiment à tous les appels et de gagner du temps. En effet, le problème se situe au niveau de la gestion des appels et de l’usage de la technologie de communication professionnelle. Encore faut-il maîtriser les fonctionnalités d’un outil pour pouvoir l’utiliser à bon escient. Contactez par exempleEtna Technologies pour bénéficier d’un système de communication adapté à votre profil.
Une téléphonie professionnelle optimisée permet d’organiser son agenda, afin de répondre facilement aux interlocuteurs. Elle doit permettre également de centraliser les appels pour mieux les contrôler et de réduire les factures afférentes à la communication. De cette manière, l’entreprise gagne en efficacité, en notoriété et en productivité.
La gestion des communications
La gestion de la téléphonie dans le milieu du travail n’est pas une mince affaire. Lors de la mise place de la technologie, on doit tenir compte de plusieurs paramètres, dont les besoins de l’entreprise et l’évolution de l’effectif. En ce qui concerne la gestion proprement dite, la priorité doit être accordée aux appels. Ceux-ci doivent être centralisés, enregistrés et contrôlés.
La société doit être capable d’identifier les différents profils d’interlocuteurs afin de mieux de les servir. Les clients et fournisseurs mécontents vont exprimer leur sentiment, il faut trouver le mot juste pour les apaiser.
Certains interlocuteurs expriment leur impatience au bout du fil. La solution pour les satisfaire est de traiter directement leur préoccupation ou de les orienter vers la bonne adresse. Il faut surtout éviter de les faire patienter davantage. Quel que soit le type d’appelant, vous devez rester lucide, poli et garder votre sang-froid pour répondre à son problème.
L’organisation et l’identification des demandes
L’organisation est primordiale pour traiter de manière efficace les demandes de clients et despartenaires, surtout lorsque les appels sont nombreux. L’idéal est de trouver à ce poste une personne qualifiée dotée du sens de l’écoute, de la communication et capable de satisfaire les besoins des interlocuteurs sans perdre du temps. Le standardiste contribue à l’optimisation de l’image de marque de l’entreprise et à fidéliser les clients, il faut donc le choisir pour ses compétences.
La société doit également identifier les demandes des interlocuteurs pour mieux les servir. Pour ce faire, elle peut définir un service qui examine les appels puis les transfère vers la personne compétente pour résoudre la préoccupation. Ce service doit être facile d’accès et réactif. Il doit être professionnel dans le traitement des préoccupations, c’est-à-dire utiliser les techniques et le langage appropriés pour répondre aux clients.
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